ANALITIKA TERVEZÉS

A kontrolling modulban az analitika tervezés elérhető az ADATBETÖLTÉS szalagsávon a Tervezések, besorolások menüben.

 

1. Analitika tervezés funkciója

Az analitika tervezés segítséget nyújt a terv- és tényadatok összehasonlításához. Az adatok betölthetők Excel fájlból. Kézi felvitelre a kontrollingban nincs lehetőség.

FIGYELEM: A beimportál adatok másnap lesznek elérhetőek a kontrolling rendszerben! Azonnali használatához az OLAP kocka kiforgatása szükséges! Az OLAP kocka kiforgatása nap közben nem ajánlott, mert nagyon időigényes lehet és leterhelheti a rendszert!

  

2. Ablak felépítése

A képernyő felületét két táblára tudjuk bontani.

 

A bal oldali táblázatban láthatjuk a beimportált táblák azonosítóját, megnevezését, létrehozó nevét és a betöltés dátumát. Abban az esetben, ha a betöltések után nem szeretnénk már látni ezt az adattáblát, akkor a tábla jobb oldalán lévő szürke sávval, melynek közepén egy kis háromszög van, el is tüntethetjük ideiglenesen. Ugyanannak a kis háromszög megnyomásával pedig visszanyithatjuk az ablakot.

 

A jobb oldali táblázatban találjuk a betöltött táblák tartalmát. A táblába megadható oszlop adatok: ügyfél, év, félév, negyedév, hónap, hét, nettó érték, mennyiség, árrés, cikkszám, gyűjtő , raktár, ügyintéző, mozgás.

Nem kötelező minden oszlopot kitölteni és beimportálni, ugyanakkor az a beimportálandó állományban az oszlopok tagolását meg kell tartani.

 

• Az Excel fájl megnyitása  nyomógomb segítségével lehet megnyitni a tallózást, majd kiválaszthatjuk azt az xls, vagy xlsx fájt, amit be szeretnénk tölteni.
• A töröl lehetőség a megosztott képernyő mindkét oldalán megtalálható. A bal oldalon lévő töröl funkció, a beimportált teljes excel állományt törli, amelyiken rajta állunk. A jobb oldali törlés pedig a beimportált táblázatnak csak egy tételét törli, amelyiken rajta állunk.
• Minkét oldalon lévő mégsem funkció, a pillanatnyi módosítások elvetését jelenti.
• Az OK gomb a változások mentését jelenti, ha egy adott mezőben állunk. Amennyiben a mezőből kimegyünk, akkor is mentődik a bevitt adat.
• A kilépés funkció a tervező felületből való kijelentkezést, az ablak bezárását jelenti.

 

3. Adatok importálása

1.lépés: Az xlsx (Excel fájl megnyitása) ikonra  kattintva kiválaszthatjuk az importálni kívánt fájt. Az importálandó adatoknak tartalmaznia kell fejrész sort is!

2.lépés: A fájl kiválasztása után az import ablakban megjelenek a kiválasztott fájl adatai.

3.lépés: Az adatok alatt lévő mezőbe meg kell adnunk a terv nevét, pl.: nettó értékesítési terv. Előzményként, ha lenyitjuk a terv neve mezőt a jobb oldalon lévő lefelé mutató nyíllal, akkor láthatjuk a már létrehozott terv neveket is. Abban az esetben, ha már egy létező terv nevét adom meg, a program kijelzi, hogy már létezik ilyen nevű terv. Ebben az esetben felülírhatjuk, vagy lehetőségünk van átnevezni mégis a menteni kívánt tervet.

4.lépés: A terv nevének megadása után, a mellette lévő választó mezőben ki kell választanunk egyesével, hogy a kijelölt oszlopok mit tartalmaznak. A tartalom választáshoz az oszlop megnevezésének elég a kezdő betűjét, vagy a szó kezdetét megadni és a választható listából arra a megnevezésre ugrik.

A lépegető ikonok  segítségével tudjuk átvinni az oszlop kijelölést egyik oszlopról a másik oszlopra.

5.lépés: Ha az oszlopok tartalmának kiválasztásával végeztünk, a fenti zöld Jóváhagyás ikonnal  le tudjuk menteni az adatainkat. Hiba esetén a program jelezni fog! Ha mégsem akarjuk importálni a kiválasztott adatokat, akkor e is vethetjük  a piros x, Elvetés gombbal .

4. Terv összeállításnál felmerülő problémák

4.1. Nem adtunk meg minden kötelező oszlopot

• ügyfél (az ügyfél kódja egyértelmű a rendszernek)
• év
• cikkszám
• raktár
• mozgásnem 
  
• érték

4.2. Nincs megadva minden oszlop tartalma

Ha az oszlop utolsó mezőjének tartalmát is megadtam és utána akarom menteni, akkor kiszól a program, hogy: Nincs megadva minden oszlop tartalma!

Javítás, hogy a léptető gombok segítségével vigyük az oszlop kijelölést egy másik oszlopra, mint amit utoljára adtunk meg.

4.3. Nem létező adat adatbázisunkban

ha olyan adatot akarunk beimportálni, amely nem létezik az adatbázisunkban, akkor az importáló felületen megjelenik egy Hiba oszlop és tartalmának kiírja a hibás adattal kapcsolatos problémát.

Javítási lehetőség lehet, hogy a hibás mezőbe belekattintva átjavítjuk az értéket, vagy a radír  ikonnal töröljük a hibás sorokat.

4.4. Nem megfelelő számformátum

Az értékek között szerepel olyan formátum, amely nem felel meg a követelményeknek.

Javítani kell a táblázat rossz értékét még az xlsx fájlban, vagy importálásnál mikor észrevesszük a kontrollingban a rossz értékeket a rögzítés előtt.

Rossz szám formátum:

• ha vessző van a számban, mint tizedes jegy (pont használható nem egész szám esetén)
• ne legyen ezres tagolás az értékben
• ahol számnak kell lenni, ott nem lehet betű

5. Lekérdezések analitikus tervezéshez

Ha analitikus tervezési kimutatásokat szeretnénk lekérni, akkor a kontrollingban a Tétel modul kijelölésével tudunk kimutatásokat összeállítani.

A Forrás dimenzióban lévő Forrás mezőt húzzuk a szűrési feltételek közé.

5.1. Forrás mező szűrőként alkalmazása

Ha a Forrást szűrési feltételként alkalmazzuk, akkor választhatunk, hogy a kimutatást milyen adathalmazból kérjük le.

• Vectory: tényadatokat adja a Vectory programból
• Bázis: a Vectory indulását megelőző időszakból beimportált adatokat tartalmazza
• Minden más elnevezés: a terv adatokat tartalmazza

5.2. Forrás mező oszlopba helyezve

Ha a Forrást oszlopként alkalmazzuk, akkor összehasonlíthatjuk a terv és tényadatokat egymással.

5.3. Kimutatás összeállítása

Készítsünk egy árbevétel kimutatást, melyben a terv és a tényidőszakot hasonlítjuk össze ügyfelenként, azon belül cikkcsoportonként. Ehhez szükséges szűrőbe vagy oszlopba a Forrás mező behúzása, illetve a tényadatok mellett a terv measure típusú mezők megjelenítése (nettó érték trv, nettó érték terv száz, nettó érték terv vált, stb)

Ebben az esetben egymás mellett láthatjuk a Vectoryban lévő tény adatokat és az általunk betöltött terv adatokat.